Educalio
Nachhilfesoftware, die dir Zeit zurückgibt
Verwaltung, Abrechnung und Kommunikation laufen endlich klar, zentral und zuverlässig –
für Nachhilfeschulen egal welcher Größe, für Solo Selbständige, Unternehmen oder Franchise
Egal ob du von einer bestehenden Software umsteigst oder zum ersten Mal digital arbeitest:
Der Einstieg ist schnell möglich – inklusive Datenmigration von Excel oder Export
Trusted by big brands & loved by the community
Über uns
Wir sind Thomas & Philipp
Wir sind Thomas und Philipp – die Gründer von Educalio.
Wir kennen uns seit dem dritten Lebensjahr und arbeiten bis heute in der Bildungspraxis: festangestellte Lehrer in der Schweiz seit 2013 bis heute und zusätzlich Honorar-Dozenten an der Fachhochschule Nordwestschweiz in der Lehrerausbildung.
Parallel betreiben wir die Nachhilfeunternehmen LernKlar und LernBar mit mehr als 100 Mitarbeitern. Unser knappstes Gut ist Zeit – für Familie, Reisen und ein Leben neben dem Job
Genau deshalb bauen wir Educalio seit 2012:
damit wir wieder Luft bekommen.
Educalio – seit 2012 aus der Praxis entwickelt
Verwaltung
Das Monatsende wird zum Stress-Test
In vielen Nachhilfeinstituten entsteht der größte Druck nicht durch den Unterricht, sondern durch ineffiziente Verwaltungsprozesse und fehlende Übersicht. Abrechnungen sind fehleranfällig, Stundenerfassungen unvollständig und der damit verbundene Zeitaufwand hemmt nachhaltiges Wachstum.
Educalio schafft klare, strukturierte Abläufe: Terminplanung, Unterrichtsorganisation, Abrechnung und Statusübersichten greifen nahtlos ineinander. Offene und abgeschlossene Vorgänge sind jederzeit transparent einsehbar – ganz ohne zusätzliche Excel-Listen.
Flexibilität
Warum zu Educalio umsteigen?
Bestehende Softwarelösungen bieten keine ausreichende Zeitersparnis und stoßen schnell an ihre funktionalen Grenzen. Teilautomatisierte Prozesse, der Einsatz zusätzlicher Software sowie Medienbrüche führen zu einem erhöhten Zeit- und Kostenaufwand.
Educalio ist vollständig an die bestehenden Prozesse von deiner Nachhilfeschule anpassbar. Die Software fügt sich nahtlos in die Struktur deines Nachhilfestudios ein – nicht umgekehrt.
Kunden
Transparenz fehlt – und du zahlst mit Zeit
Eltern fragen nach Verträgen, Terminen, Rechnungen oder dem aktuellen Stand – oft nicht aus Nervigkeit, sondern weil Informationen schlicht nicht auffindbar sind. Verträge, AGB oder Datenschutzunterlagen gehen verloren, Rückfragen häufen sich.
Educalio schafft Klarheit über ein zentrales Elternportal: Verträge, Rechnungen, Termine und Dokumentation sind jederzeit einsehbar. Das reduziert Rückfragen spürbar – ohne mehr erklären zu müssen.
Lehrkräfte
Scheinselbstständigkeit – unterschätztes Risiko
Wenn Abläufe zu stark vorgegeben sind oder Abrechnung und Dokumentation nicht klar getrennt werden, kann bei Prüfungen der Eindruck von Weisungsgebundenheit entstehen – mit möglichen rückwirkenden Korrekturen bei Sozialabgaben, die organisatorisch und finanziell belasten.
Educalio sorgt für klare Rollen: Lehrkräfte erhalten eigene Zugänge und verwalten ihre Termine selbst. Honorarabrechnungen werden durch deine Lehrkräfte generiert – natürlich erst nach deiner Prüfung und Freigabe.
Our users give positive feedback for our app
Scott Swanson
CEO @ example company
Jacob Jones
CEO @ example company
Brooklyn Simmons
CEO @ example company
Kathryn Murphy
CEO @ example company
Private Nachhilfe
Weniger Rückfragen, mehr Klarheit
Bei Privatkunden entscheiden Verträge, Preise, Termine und Kommunikation über den Aufwand im Alltag. Wenn Informationen verstreut sind, steigt die Belastung automatisch.
Educalio ermöglicht einen vollständig papierlosen Ablauf – von der Kundenanfrage bis zum automatisch erstellten Vertrag und im Nachgang werden Rückfragen durch ein eigenes Kundenportal minimiert. Verwaltung, Lehrkräfte sowie Kunden behalten jederzeit den Überblick über gehaltene, kommende und verfügbare Stunden.
Bildung und Teilhabe
Bürokratie bewältigen – ohne Chaos
Stundenzettel fehlen, Unterschriften werden vergessen, Nachträge passieren in letzter Minute. Unterschiedliche Vorgaben je nach Träger erhöhen den Aufwand zusätzlich und machen BuT-Abrechnung fehleranfällig und zeitintensiv.
Educalio digitalisiert die BuT-Abwicklung vollständig: Stundennachweise werden zentral verwaltet, digital unterschrieben und mit der Rechnung an Behörden versendet. Der Status jeder Stunde ist jederzeit einsehbar, und intelligente Erinnerungen warnen rechtzeitig, bevor Kontingente überschritten werden.
Web-Einbindung
Educalio auf deiner Webseite
Abläufe werden zunehmend digital – und sollten nahtlos auf der eigenen Website verfügbar sein. Das schafft Vertrauen, wirkt professionell und bewahrt das eigene Design.
Educalio bietet ein Elternportal für digitale Vertragsabschlüsse, Einsicht in Verträge, Rechnungen und Termine. Kundenanfragen und Lehrkräfte-Bewerbungen laufen direkt über die Website – alle Daten fließen automatisch in die Software. Das Portal lässt sich problemlos in jede Website integrieren, unabhängig vom System.
Weiterentwicklung
Die Software die niemals still steht
Die Anforderungen an Software werden stetig komplexer:
Digitale Verwaltungsprozesse in Behörden, eine sich kontinuierlich wandelnde Lernwelt, zunehmend digital affine Kunden sowie laufend neue Rahmenbedingungen in der rechtlichen Welt erfordern flexible und zukunftssichere Lösungen.
Educalio setzt genau hier an und wird durch wöchentliche Updates kontinuierlich weiterentwickelt. Mut zu neuen Lösungsansätzen und kreative Experimente sind Gründe für den Erfolg von Educalio.